Sistema de gestión documental
Recomendaciones para elegir un Gestor documental
Recomendaciones para elegir un Gestor documental
Características con las que debe de contar un Gestor documental.
Un sistema de gestión documental es un software de gestión, que proporciona el necesario control sobre la documentación y la información en los siguientes aspectos: Características con las que debe de contar un Gestor documental.
Seguridad: la seguridad es vital en la gestión de documentos. El gestor documental de OpenKM permite cumplir con las políticas de seguridad más exigentes, a la par que facilita la aplicación y mantenimiento de las mismas. Solicita más información
Control de versiones: el sistema debe guardar y dar acceso a las diferentes fases por las que ha pasado el documento. El control de versiones es útil para ejercer la trazabilidad sobre archivos que cambian con el tiempo o que son actualizados; haciendo posible acceder a etapas previas, o hacer referencia a versiones anteriores. El gestor documental de OpenKM ofrece desde su pestaña “Historial” acceso al ciclo de vida completo del documento. Permite la descarga de versiones previas, la restauración de versiones diferentes a la actual y además; es capaz de detectar las diferencias de contenido entre versiones. De esta forma podemos ver muy fácilmente cuáles son las aportaciones de cada autor.
Sistema check-in check-out y bloqueo. Para poder registrar las versiones es necesario, poder editar los documentos desde el gestor documental. El sistema Live Edit de OpenKM permite editar los archivos con la aplicación que les corresponde ( reconoce la extensión del archivo y en consecuencia abre el archivo dentro de la aplicación adecuada ), a la vez que registra la apertura del documento en modo edición (check-in ). Cuando el usuario quiere guardar los cambios efectuados en el documento, los registra (check–out ) y guarda una nueva versión del documento. El archivo ha sido accesible en todo momento para el resto de usuarios, evitando que los autores sobre escriban unos sobre otros. Cuando el documento haya llegado a la versión final, el usuario – con acceso a la funcionalidad – podrá bloquearlo. De ésta forma se asegura de que no sea nuevamente modificado.
Auditoría: la gestión documental debe permitirnos realizar una reconstrucción de las acciones que han sido realizadas sobre un documento. Desde su creación – ya sea de un documento creado dentro del gestor documental, o introducido a través de procesos de digitalización – hasta su versión final, pasando por su distribución o entrega. El gestor documental de OpenKM ofrece desde la pestaña “Activity Log” acceso a la trazabilidad completa sobre el archivo. Además el Administrador tendrá la oportunidad de acceder con detalle, a todo lo acontecido dentro de OpenKM, obteniendo la información que necesita, en base a cualquier criterio que sea de su interés.
A parte de ofrecernos las utilidades necesarias para tener centralizado el almacenaje de documentos, ofrecer un punto central de acceso a la información, ejercer un control y seguridad adecuados a la documentación que tenemos dentro de la empresa; a la hora de elegir un sistema de gestión documental, debemos tener en cuenta otros elementos:
Creación: el sistema de gestión documental debe permitirnos crear documentos, tanto en formato electrónico, como aceptar la introducción de documentos en papel digitalizados. En este aspecto la suite OpenKM ofrece un asistente de scanner, que facilita la integración del gestor documental con los dispositivos de digitalización.
Captura: supone aceptar y procesar la información y documentación que entra dentro del sistema de gestión documental a través de otras fuentes, como impresoras multifunción o scanners. Los motores OCR ( Optical Character Recognition ) y OMR ( Optical Mark Recognition ) integrados en OpenKM, permiten capturar la información contenida en los documentos, para su posterior gestión y recuperación de documentos, de acuerdo a los intereses y necesidades de la empresa.
Integración: El gestor documental debe ofrecer facilidades para integrar el gestor a terceras aplicaciones, de forma que el sistema pueda obtener información de otros programas, o alimentar esas aplicaciones con información contenida en el sistema. En este caso el gestor documental de OpenKM ofrece SDK’s para Java, PHP y .NET.
Indexación: Cuando un documento accede al gestor documental, lo ideal es que la aplicación sea capaz de identificar el tipo de documento, para así clasificarlo correctamente y hacer un uso adecuado del archivo. La labor de indexación es de vital importancia a la hora de la recuperación de documentos almacenados en el sistema. OpenKM utiliza diversas funcionalidades, desde el OCR, hasta la extracción de texto para permitir la correcta indexación de la documentación.
Metadatos: básicamente, se trata de información clave del documento. Puede estar contenida dentro del archivo ( el código de barras de un producto ) o relacionado con él ( información almacenada en una base de datos que informa sobre el origen, la fecha de envío, de entrega… datos que no aparecen de forma explícita en el documento) El gestor documental de OpenKM con la funcionalidad de Metadatos, permite al Administrador, crear, actualizar y gestionar los metadatos que los usuarios necesitan, para llevar a cabo su labor.
Colaboración: A nivel básico el gestor documental debe permitir al usuario autorizado, acceder al documento. El documento debe ser protegido de la interferencia de otros usuarios mientras un compañero está trabajando – editando – el archivo. OpenKM, gracias a su sistema de edición Live Edit permite a un usuario editar el documento, mientras éste sigue siendo accesible para consultar su contenido. Además, a través de la funcionalidad chat, las pestañas Notas, Previsualización, Foro- donde los usuarios pueden compartir sugerencias o ideas – o Wiki – donde detallan las fuentes bibliográficas que están utilizando – del panel de Propiedades del archivo; pueden mantener un canal de comunicación constante con otros usuarios.
Validación: Es el proceso que permite identificar los archivos que no cumplen algún criterio. Errores ortográficos, campos en blanco, archivos dañados… En este aspecto OpenKM, a través de la funcionalidad Automatización, permite la aplicación de procedimientos a los documentos; y en caso de que no se cumpla algún criterio, el gestor depositará los documentos defectuosos en por ejemplo, una carpeta a la que el usuario validador esté suscrito; para así recibir notificaciones cada vez que exista documentación.
Workflow: Los motores workflow permiten construir un flujo de trabajo que hace posible gestionar la documentación o la información, de forma que se cumplan todos los requisitos del proceso. OpenKM ofrece un motor workflow embebido capaz de soportar los procesos de negocio más sofisticados, a la vez que puede integrarse fácilmente con otras soluciones workflow.
Búsqueda: el sistema de gestión documental debe permitir localizar rápidamente la información. OpenKM permite tanto la búsqueda por texto libre, como la más sofisticada a partir de los metadatos del archivo. En OpenKM se puede buscar por: contexto – si la información está guardada en el repositorio, o en documentos personales, plantillas…- por contenido – palabras contenidas en el cuerpo del documento – por nombre, por palabras clave, por autor, por rango de fechas, por su ubicación en el directorio de carpetas, por categoría, por tipo – documento, carpeta, correo electrónico, registro- o por la extensión del archivo entre otros campos de filtrado. En OpenKM podemos lanzar búsquedas incluso por las notas añadidas al archivo. Y por metadatos, información específica contenida o asignada a los documentos.
Recuperación: de un documento almacenado en el sistema de gestión documental. Aunque la noción pueda parecer simple, la labor de recuperación de un activo digital puede ser compleja. La búsqueda simple puede permitir la recuperación de un documento concreto utilizando para ello una indexación básica. Pero para proporcionar una recuperación más versátil, el sistema debe permitir al usuario encontrar un documento por datos parciales que respondan al identificador del archivo, o metadatos. Este es el caso del motor de búsqueda de OpenKM, que a través de la búsqueda por contenido permite devolver el documento que responde a las palabras introducidas en el buscador.
Distribución: Un documento preparado para su distribución debe estar en un formato que no permita ser alterado y garantizar la longevidad en el tiempo ( long term document format ). En este aspecto OpenKM permite la conversión de documentación a PDF, o a cualquier formato que garantize la integridad de la información.
Publicación: La puesta a disposición del público de un documento, supone que ese archivo ha sido revisado, y aprobado para tal fin; de forma que se evita cualquier inexactitud o error que pueda afectar al público objetivo. En este sentido OpenKM, a través de la plataforma KCenter ofrece el entorno ideal para poner a disposición del público en general y de grupos de interés en particular ( proveedores, clientes, entre otros escenarios…) la información que necesitan en relación a productos y servicios que ofrezca la empresa.
Reproducir: A la hora de sacar información del gestor documental, el sistema ha de facilitarla, en el formato que permita presentarla del modo adecuado. OpenKM permite la previsualización de documentación en un formato neutro desde la que el usuario puede lanzar trabajos de impresión, previsualizando el resultado final. Por otro lado el motor de generación de informes, soporta la creación de informes personalizados en diferentes extensiones ( PDF, CSV, texto o Excel )
Solicita más información para conocer la Recomendaciones para Elegir un Gestor Documental.
