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Document Managment System

¿Que es OpenKM?

Document Managment System Open Source
OpenKM es un Software de Gestión documental que organiza y administra la información de documentos de manera segura. Openkm es un software completo que incluye el control de versiones, metadatos, tareas automáticas, workflow, Firma electrónica, escaneo con detección de códigos de barras, etc. En definitiva, proporciona una gestión más eficiente, aumentando la productividad de la empresa, reduciendo costos y acelerando el ciclo de ventas.

Ayuda a gestionar, de forma más eficiente, la inteligencia colectiva que reside en los recursos humanos de la compañía; esto implica un incremento de la productividad a corto plazo. A través del Sistema de OpenKM, tanto la información como el conocimiento generado en la organización, están disponibles globalmente.
Flujos
Workflows

Normaliza y representa estructuradamente la información descriptiva sobre el proceso de revisión, aprobación y validación de la documentación con cierto ciclo de vida y conforme a estándares.

Zona OCR
Códigos de barra

OpenKM identifica y lee por zona o coordenadas del documento, texto y códigos de barras para extraer la información y utilizarlo como nombre, indice o metadato del documento.

Personalización de
Aplicaciones

La API de OpenKM proporciona acceso a una amplia gama de funciones. Los SDK para Java, PHP y .NET simplifican aún más el desarrollo de aplicaciones propias.

Administración
Mails

OpenKM puede filtrar y administrar los mails de la empresa como protección de seguridad y auditoria. Extrae el correo electrónico desde un servidor IMAP, Pop3, IMAPs, Pop3s. Importación automáticamente con indices o metadatos en formato HTML o Texto.

Firma
Electrónica

Integración de la firma electrónica en el flujo de creación y aprobación de los documentos. Soporta firma electrónica múltiple para documentos PDF y registros electrónicos.

Generador de
Reportes

Con el generador de Reportes de OpenKM, puede imprimir reportes completos de un manera facil y rápida. Las opciones de configuración son muy extensas, ya que el generador de reportes permite el acceso a todos los archivos registrados en OpenKM.

Motor de búsqueda
Para una búsqueda de documentos administrados centralmente, se requiere una captura de documentos clara y controlada. OpenKM captura los contenidos al cargar los documentos y los guarda en la base de datos. Con esto se genera un índice, que hace que la búsqueda sea rápida y perfecta.
Control de Versiones
OpenKM genera una nueva versión en el sistema cada vez que se ingresa un cambio al documento. Cada revisión está asociada con una fecha y una persona que ha realizado los cambios. OpenKM proporciona acceso a todas las versiones anteriores y pueden restaurarse fácilmente, ademas cuenta con una función que resalta las partes que han cambiado.

Más características de OpenKM

  • Acceso WEB desde cualquier lugar.

  • Soporte para LDAP, Active Directory, DBMS.

  • Seguridad en documentos por usuario y roles.

  • Encriptación de documentos.

  • Alertas de cambios por correo electrónico.

  • Creación de URL para descargas de documentos.

  • Notas y comentarios en los documentos.

  • Expiración de documentos.

  • Captura de documentos desde escáner.

  • Conversión de documentos a PDF.

  • Búsquedas por contenido, palabras clave, usuario.

  • Metadatos: inputs, fechas, enlaces, listas simples.

  • Workflow de revisión, aprobación, validación.

  • Archivo de correo electrónico servidor IMAP, POP3.

  • Extracción de las facturas en formato XML.

  • Estadísticas de los documentos.

  • Auditoría de todas las operaciones de usuarios.

  • Creación de reportes de información en PDF.

  • Calendario y programador de tareas.

  • Importacion de Documentos con Metadatos.

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