Sistema de gestión documental
¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental?
Conozca algunos Beneficios de la Gestión Documental
Beneficios de la Gestión Documental ¿Cuál es el activo más valioso en su negocio hoy en día? No importa el tipo de industria en la que opere; la información es uno de los activos más valiosos que puede tener. Las organizaciones necesitan información para tomar decisiones sobre el negocio. Requieren información para evaluar sus productos en los mercados. También necesitan documentos para realizar transacciones comerciales formales con clientes, proveedores y grupos de interés.
Sin embargo, si su bandeja de correo electrónico está siempre llena, su archivador lleno hasta el tope y hay más papeleo en camino hacia su almacén es hora de que su organización implemente un sistema electrónico de gestión de documentos. La gestión de documentos comerciales a través de procesos manuales puede ser costosa y llevar mucho tiempo.
Los principales beneficios que un sistema de gestión de documentos puede ofrecer a cualquier organización que busque mejorar sus resultados son:
- Flujos de trabajo automatizado
- Espacio de almacenamiento reducido
- Seguridad mejorada
- Recuperación más fácil
- Mejor colaboración
- Mejor sistema de copias de seguridad y recuperación en caso de desastres.
Mejores flujos de trabajo – workflows
Se espera que la mayoría de los procesos de negocios impliquen comunicación tanto interna (departamento a departamento) como externa (terceros). Algunas personas crearán los documentos; otros revisarán, aprobarán y finalmente enviarán los archivos.
Con los sistemas de gestión documental como OpenKM, es posible utilizar reglas de validación y realizar acciones específicas sobre sus documentos, como la captura de metadatos, la clasificación de contenidos o la firma o factura electrónica, de forma automática. Esto acelera los procesos de negocio y mejora su calidad. De hecho entre 20-35% de los costes sobre ingresos operativos son causados por la mala calidad de los datos.
Espacio de almacenamiento reducido
Los sistemas de gestión documental basados en papel necesitan mucho espacio de almacenamiento. En la mayoría de las ciudades, las inmuebles comerciales (oficinas más grandes o almacenamiento externo) son muy costosos. El papel, las carpetas, los archivadores y el personal de archivo también pueden ser muy onerosos a largo plazo. Un sistema de gestión de documentos electrónicos puede reducir estos costes significativamente. Además de reducir los gastos en espacio, al no tener papel, también ahorrará tiempo perdido en el envío de fax, copias y búsqueda manual de archivos.
Recuperación más fácil
De acuerdo con una encuesta realizada por Gartner, una organización media gasta alrededor de $ 120 en mano de obra para encontrar un documento archivado y otros $ 220 en mano de obra para reproducir un documento perdido. Esta investigación revela además que el 7.5% de todos los documentos de la organización desaparecen mientras que el 3% del resto se archiva mal. Además, la mayoría de los empleados dedicarán sólo el 15% de su tiempo en analizar información, pero perderán la mitad de su tiempo buscándola. Como solución, las organizaciones necesitan implementar un software de gestión fiable que pueda recuperar archivos por una palabra o frase de un documento o aplicar categorías de índice a un archivo o carpeta. OpenKM también hace posible la recuperación remota.
Seguridad mejorada
No es ningún secreto que la seguridad es un desafío importante para la mayoría de las empresas. Ningún sistema de gestión de documentos manual es hermético para proteger la información confidencial de fugas, o del acceso de personas malintencionadas. Sin embargo, con un software de gestión fuerte, puede controlar quién puede acceder a qué documento. Además, la mayoría de software de gestión documental deja una pista de auditoría para informarle sobre quién vio y editó un documento, así como la hora en que se accedió al contenido.
Mejor colaboración
Gracias a los gestores documentales puede acceder a documentos capturados desde múltiples ubicaciones. Además, al utilizar la digitalización de documentos, es más fácil compartir documentos a través del sistema de gestión de documentos electrónicos. Los colaboradores pueden saber cuándo otros colaboradores han accedido a un documento compartido y lo han modificado.
Mejor sistema de copias de seguridad y recuperación en caso de desastres
Con el sistema de gestión de documentos, todos los documentos se almacenan en un repositorio central. Además, es posible indexar y archivar sus contenidos empresariales. Como resultado, no hay documentos perdidos o extraviados.
Mejora la Eficacia.
La norma ISO 9000:2000 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario define eficacia como: “Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados”
Una política de gestión documental puede aportar numerosos beneficios estratégicos a una organización ya que va a favorecer un aumento de la eficacia de sus actividades.
El hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos comunes para su gestión, permite agilizar el trabajo y mejorar el rendimiento global de la asesoría. Se trata de beneficios que no se pueden medir con facilidad -están relacionados con “activos intangibles”- pero de una gran importancia puesto que afectan al conjunto de la asesoría en sus actividades cotidianas.
Una gestión documental eficaz permite puede contribuir de manera significativa a mejorar los procesos de dirección, la seguridad jurídica, la calidad de la documentación, la imagen interna de la empresa y la cultura corporativa, ya que permite:
Procesos de dirección
- Dirigir el proceso de negocio de una manera ordenada, eficiente y responsable.
- Apoyar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones en la gestión.
- Proporcionar coherencia y continuidad a la gestión y la administración.
- Facilitar el cumplimiento efectivo de las actividades en toda la organización.
- Conseguir que el despacho dé respuestas más ágiles y eficaces.
Seguridad jurídica
Satisfacer requisitos normativos y legales relacionados con actividades de archivo, auditoria y control y sistemas de gestión de la calidad (plazos de conservación de los documentos, control de los documentos…)
.Proporcionar protección y apoyo en caso de litigio reduciendo los riesgos asociados a la existencia o a la falta de evidencias de las actividades de la organización.
Facilitar el cumplimiento efectivo de las actividades en toda la organización.
Calidad de la documentación
- Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, tanto en soporte papel como en soporte electrónico.
- Proporcionar una mayor seguridad y control en la circulación de los documentos.
- Evitar las inconsistencias entre documentos facilitando su actualización y el control de versiones de un mismo documento.
- Facilitar el cumplimiento efectivo de las actividades en toda la organización.
- Reducir la documentación de archivo por el conocimiento de su vigencia y por el número de documentos innecesarios de los que se prescinde.
Imagen interna de la asesoría
- Conocer mejor los procesos de negocio.
- Aumentar la confianza del personal en la documentación manejada por la empresa.
- Conseguir una mayor satisfacción del personal al disminuir el agobio que genera el colapso de documentos.
Cultura corporativa
- Mantener la memoria colectiva, salvaguardar la experiencia acumulada y transmitir el conocimiento generado en la organización.
- Actuar como motor del cambio organizativo ya que se fomenta la creación de redes de trabajo, el uso compartido de la información y el aprovechamiento de sinergias entre personas y departamentos.
- Asentar les bases para definir una política de gestión del conocimiento.
Mejora de la eficiencia
En la norma ISO 9000:2000 se da la siguiente definición de eficiencia: “Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados”
La gestión documental también aporta beneficios económicos al aumentar la eficiencia de los procesos de realización (son los que intervienen directamente en la prestación del servicio) y de los procesos de apoyo (son los que no crean directamente un valor añadido perceptible por el cliente, pero que son necesarios para la eficacia del funcionamiento de la organización).
Una deficiente gestión documental provoca esfuerzos y gastos elevados que no son fáciles de detectar ni de cuantificar. Por eso, muchas veces las deficiencias producidas por una inadecuada gestión de los documentos suelen aceptarse como irremediables.
La gestión documental repercute en los costes ocultos de la asesoría y, por tanto, hay que tenerla en cuenta a la hora de proporcionar un mejor servicio a menor coste.
Más beneficios son la reducción de costes que se obtiene con la puesta en marcha de un sistema de archivo es resultado de:
- Conseguir una mayor fluidez en la elaboración de nuevos documentos y reducir el tiempo de tramitación de los asuntos, ya que se limita la creación de documentos que no son imprescindibles para el funcionamiento de la asesoría y se eliminan los no tienen validez a medida que se generan otros nuevos.
- Disminuir el tiempo dedicado por el personal a la localización y recuperación de los documentos mediante sistemas de clasificación y ordenación adecuados.
- Dar un uso más racional a las instalaciones de las oficinas y la sala de archivo, al reducirse el espacio de almacenamiento de los documentos.
- Rentabilizar la implantación de nuevas tecnologías de la información orientándolas a la gestión de los documentos e integrándolas en la planificación del sistema de archivo (un uso coordinado de los recursos informáticos de la asesoría, muchas veces infrautilizados, puede dar excelentes resultados con una inversión mínima en equipamientos informáticos).
- Disminuir los gastos derivados del uso indiscriminado del papel (ahorro en papel, cartuchos de fotocopiadoras e impresoras, material de archivo…).
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